当前位置:首页 > 新闻动态 > 最新公告

公司档案管理工作检查情况通报

作者:综合管理部  时间:2015-04-14  点击:4953

为了确保档案管理工作目标完成,进一步加强和规范档案管理工作,公司综合管理部于三月下旬对各部门、中心进行了为期三周的年度档案专项检查,现将情况通报如下:

一、基本情况

按照省级档案检查标准,结合我公司档案管理制度及实施细则,从机构人员、制度建设、设施设备、档案收集、整理移交等方面,采取实地查看、现场反馈等方式,对17个单位2014年的档案管理工作进行细致的综合检查。从检查情况看,公司档案工作得到进一步加强,大多数单位对档案管理工作比较重视,组建完善了档案室、配备了相应的档案设施、配齐了兼职档案员,档案工作能够比较规范地开展。档案管理工作较好的单位有培训中心、维修中心、机电设备管理中心、人力资源部。

二、存在问题

(一)个别问题

从检查情况看,大多数部门、中心都能够较好执行公司档案管理制度,但个别部门和中心仍存在一些问题。搬家中心未制定档案管理制度;质监中心没有对档案进行系统整理,部分工程项目资料没有建档;后勤服务公司物业管理资料收集不齐全,2014年度前的资料未建档。

(二)普遍问题

一是档案管理条件不符合要求,无防火、防潮、防虫等设施;档案保管条件较差,虽有档案室,实际上是杂物室,影响了档案业务工作开展。

二是仍然存在“重文书档案、轻其他类别档案”现象,只注意收集整理文书档案,忽视专业档案、实物档案、设备档案、会计档案、照片档案、音像档案收集归档工作的现象仍然存在;文书档案的收集中重“红头”文件,轻单位内部管理文件,易造成归档缺口。

三是文件装订不符合要求,文件没有编目,造成了利用上的不方便;

四是档案人员对业务不够熟练,档案分类不清、保管期限划分不准。

五是归档文件的编制不规范,排列不够科学,备考表填写不完整。

三、整改要求

(一)加强整改整顿工作,检查组对检查中发现的问题已当场指出,及时反馈,被检查单位要积极落实整改措施,确保问题得到及时改正。

(二)加强法律法规的学习贯彻。要认真学习贯彻《陕煤集团神南产业发展有限公司档案管理实施细则》及《陕煤集团神南产业发展有限公司文件材料立卷(件)归档工作规范》及《陕煤集团神南产业发展有限公司文件材料归档办法》等,不断提高全员档案意识,未建立健全档案工作制度的要建立档案工作制度。

(三)重视档案队伍建设。档案员应熟悉本单位业务,主动加强档案资料的收集,保证本单位应归档的文件齐全完整。要适应形势发展的要求,不断学习新知识、新技能,提高业务工作能力,并发挥好对本单位内各职能部门档案工作的指导和监督作用,尽量减少档案人员的经常性变动和过多兼职,基层单位档案管理人员岗位调整或离职,应做好工作移交,并及时将相关情况报公司综合管理部档案室。

供稿:综合管理部